Préparer sa convention de stage

Les principaux éléments à connaître concernent les durée et période d'un stage, les règles en matière de  gratification, la couverture sociale et les assurances, et enfin, même si vous n'etes pas un salarié, vos droits et la prise en compte des périodes de stage dans le calcul de votre ancienneté en cas d'embauche, dans le calcul de votre impôt ou pour votre retraite. En bas de page, d'autres formes de mise en situation professionnelle sont évoquées : le dispositif "Etudiant entrepreneur" et le Service Civique.

Pour une information précise, les principaux textes réglementaires concernant les stages sont :

• Le code de l'éducation et le code du travail, qui définissent les conditions d'accueil des stagiaires en entreprise ou dans tout autre organisation.
  Attention, certains articles du code de l'éducation ont été modifiés par la Loi n°2014-788 du 10 juillet 2014 et précisés dans le décret 2014-1420 (décembre 2014). 
• Le règlement des études de l'Université de Lille

Vous pouvez également consulter le guide des stages étudiants  proposé par le  ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, qui détaille les droits et devoirs de chacune des parties (Etudiant, Université, Organisme d'accueil).

Conditions ,durée et période de stage

• Seuls les étudiants régulièrement inscrits dans un cursus de formation dont le volume est de 200 heures au minimum (par année d'enseignement) et comportant un minimum de 50 heures dispensées en présence des étudiants, peuvent se voir délivrer une convention de stage.
• La date de fin de stage ne peut excéder la date limite de l’inscription dans l’année universitaire, soit le 31 Aout, excepté pour les stages de Master seconde année (Master 2) autorisés jusqu'au 30 Septembre.
• Les stages se déroulant dans le cadre d'une période de césure  doivent respecter la législation en vigueur sur les stages.

Couverture sociale et assurance

• Lorsque vous effectuez un stage, vous restez en principe affilié au régime de sécurité sociale dont vous bénéficiez en tant qu’étudiant : ayant droit de vos parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle de base. Par ailleurs, vous bénéficiez d’une protection accident du travail et maladie professionnelle (article L. 412-8 modifié et R. 412-4-I du code de la sécurité sociale).
• Vous devez impérativement souscrire une assurance en responsabilité civile qui vous couvre, pour toute la période du stage, en cas d’accident causé à un tiers. 

La gratification des stages

Lorsque la durée de stage au sein d'une même entreprise, administration publique, assemblée parlementaire, assemblée consultative, association ou au sein de tout autre organisme d'accueil est supérieure à 308 heures, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, le ou les stages font l'objet d'une gratification versée mensuellement. Cette gratification est horaire (vous êtes payé pour le nombre d'heures de travail réalisé) et doit être d’un montant horaire égal ou supérieur à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.
A retenir : pour évaluer le seuil à partir duquel il y a obligation de gratification :

1 mois = 22 jours de travail (consécutifs ou pas), 1 jour = 7 heures de travail (consécutives ou pas)

• A compter du 1er janvier 2018, le plafond horaire de la Sécurité Sociale est fixé à 25€  (Arrêté du 5 décembre 2018 fixant le montant du plafond de la Sécutité Sociale);  la gratification minimale, quand elle est due, est donc égale à 3,75€ /h.
  La structure qui vous accueille peut donc décompter le nombre d'heures fait chaque mois et vous payer en conséquence, ou lisser sur la durée du stage.
  A titre indicatif, sur la base mensuelle de 154h, la gratification minimale s'élève à 577.50€  par mois.

• Dans les administrations, les établissements publics ou tout organisme de droit public, la gratification ne peut être supérieure à ce montant minimal (3,75€ /h).

• Lorsque la gratification est obligatoire, son montant minimal est du, même si par ailleurs vous percevez des avantages en nature (tickets restaurant, logement, billets de train,...) ou en espèce (indemnités de logement,...)

• La gratification, quand elle est due, doit être versée mensuellement.

Les droits des stagiaires

Le stagiaire n'étant pas un salarié, il n'en a pas les droits;  néanmoins la loi lui accorde des avantages :

• Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité. 
• Les stagiaires bénéficient des protections et droits mentionnés aux articles L1121-1 (respect des personnes et des libertés individuelles et collectives), L1152-1 (harcèlement moral) et L1153-1 (harcèlement sexuel) du code du travail, dans les les mêmes conditions que les salariés.
• Les stagiaires bénéficient de l'accés au restaurant d'entreprise ou aux tickets-restaurant. Ils bénéficient également de la prise en charge des frais de transport prévue à l'article L3261-2 du code du travail. Enfin les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles organisées par les comités d'entreprise dans les mêmes conditions que les salariés.
• Les régles applicables aux salariés de l'organisme d'accueil pour ce qui concerne les durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence, présence de nuit et au repos quotidien et hebdomadaire et aux jours fériés sont applicables aux stagiaires.  En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisation d'absence d'une durée équivalente à celles prévues pour les salariés.

Prise en compte des périodes de stage

• En cas d'embauche dans l'entreprise dans les trois mois suivant l'issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d'études, la durée de ce stage est déduite de la période d'essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d'essai.(Article L1221-24 du code du travail)
• Lorsque le stagiaire est embauché par l'entreprise à l'issue d'un stage d'une durée supérieure à deux mois, au sens de l'article L.124-6 du code de l'éducation, la durée de ce stage est prise en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté.(Article L1221-24 du code du travail)
• La gratification  versée aux stagiaires lors d'un stage est exonérée de l'impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du salaire minimum de croissance. Cette disposition s'applique au stagiaire personnellement imposable ou au contribuable qui l'a à sa charge. (Article 81bis du code des impôts)
•  Les étudiants peuvent demander la prise en compte, par le régime général de sécurité sociale, et pour la retraite, des périodes de stage  éligibles à la gratification, sous réserve du versement de cotisations et dans la limite de deux trimestres. Attention, cette demande doit être faite dans les deux ans. (Article L351-17 du code de la sécurité sociale).

Un stage ou bien...

• Le dispositif "Etudiant Entrepreneur" prévoit que "l'étudiant peut substituer son projet entrepreneurial validé par le PEPITE à l'obligation de faire un stage...."
• A Lille , un service civique peut remplacer un stage dans la mesure où, en amont, : 
  • Les missions confiées/activités prévues pendant le service civique sont validées par le responsable de formation, comme pour un stage.
  • Les modalités de suivi, de restitution et de validation sont les mêmes que pour un stage (rapport, soutenance, évaluation de l'organisme d'accueil.....)  

Dernière mise à jour : Janvier 2019